Кадровые документы: что должно быть в порядке

4 января, 2021
1 Min

Нанять хорошего сотрудника – непростая задача для бизнеса. Иногда за долгим поиском своего специалиста Предприниматель забывает о важном – о кадровом делопроизводстве.

Большим компаниям, у которых есть целый штат бухгалтеров и отдел кадров, который всё знает и умеет, правильно оформить отношения с работниками несложно.

Что делать Предпринимателю, у которого нет даже одного специалиста для работы с кадровыми документами? Как избежать штрафов? Об этом поговорим в статье.

Если спросите у поисковика «необходимые кадровые документы», получите внушительный список вариантов. С половиной из них Вы в жизни не встречались. Часть документов нужна не всем компаниям, часть является необязательной. Да и что с ними делать – большой вопрос. Если ничего не делать — штраф! Как правильно? Разбираемся с #ответственной бухгалтерией

Зачем приводить в порядок кадровые документы?

• Зафиксировать отношения с работником, чтобы избежать недопонимания или спорных ситуаций. Это очень важно, потому что почти все споры между работником и работодателем заканчиваются в пользу сотрудника.

Защититься от штрафов и других санкций. Проверка инспекции по труду может быть плановой и внеплановой, например, после обращения сотрудника в инспекцию с жалобой.

При проверке, с большой вероятностью можно получить административный штраф. На должностных лиц – от 1 020 до 3 400 ₽. С графиком плановых проверок можно ознакомиться на сайте Госинспекции по труду. Штраф от налоговой инспекции за неоформление документов на сотрудника ещё выше — 10 000 ₽ за каждого.

Чтобы защитить свои интересы, работодателю нужно помнить:

– любое «движение» сотрудника должно быть учтено и зафиксировано. Начиная с найма, заканчивая переподготовкой и увольнением.

– держите в порядке хотя бы минимальный список документов.

Какие кадровые документы нужно держать в порядке?

Законом не определено понятие «кадровые документы» и в Трудовом кодексе не установлен единый перечень тех, которые являются обязательными. С учётом практики, мы определили примерный список. Не можем обещать, что Трудовая инспекция стопроцентно избавит Вас от своего внимания. Но если держать в порядке хотя бы часть документов (читай дальше!), спать спокойнее можно точно (и не на лавках).

  • Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. При оформлении трудового договора один подписанный экземпляр выдаётся на руки сотруднику, второй остаётся у работодателя. На Предприятиях заключение трудового договора оформляется обычно приказом, с которым сотрудника нужно ознакомить под подпись.
  • Трудовые книжки и книги по их учёту. Трудовая книжка — важный документ. Сотрудник обязан предоставить её при приёме на работу. Если это его первая работа, Вам нужно завести для сотрудника трудовую книжку. А если места в книжке не хватает, заполняют вкладыши. Новые трудовые книжки и вкладыши фиксируют в приходно-расходной книге.

Запись о получении книжки заносится в книгу учёта трудовых книжек. После этого Работодатель отвечает за книжку сотрудника. Книга учёта должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью. При увольнении работник расписывается в книге учёта трудовых книжек.

Если подписи не будет, недобросовестный сотрудник может обратиться в суд и взыскать свой среднемесячный доход за период, пока его книжка якобы находилась у вас. Если работник не приходит за трудовой книжкой, составьте акт о том, что в день увольнения выдать книжку невозможно. Получите согласие сотрудника и отправьте её по почте письмом с описью вложений.

  • Личные карточки сотрудников. Часть данных вносят при приёме, часть в ходе работы, завершают реквизитами документа об увольнении.
  • Штатное расписание. Этот документ показывает не фактическую, а планируемую штатную расстановку в Компании. Сформировать нужно в конце года на следующий – так показываете, какие должности и в каком количестве нужны Вам для полноценной работы. В течение года можно вносить изменения. Количество сотрудников по факту может отличаться: если в штатном расписании 4 позиции продавца, а в компании работает 3 – это нормальная ситуация.
  • Табель учёта рабочего времени. Отработанное время обязательно должно учитываться. По табелю бухгалтер рассчитывает заработную плату.
  • График отпусков. Утверждается не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. Если не вести график, может получится, что несколько сотрудников одновременно соберутся в отпуск. Или будет сложно договориться о сроке отпуска с конкретным работником – в итоге он уйдёт в неудобное время или совсем не сходит в отпуск (что не лучше по последствиям).
  • Документы по охране труда. К ним, например, относятся правила и инструкции по охране труда. Чтобы разработать документы, можно обратиться в специализированную организацию, можно и своими силами.
  • Приказы. От работодателя для передачи распоряжений сотрудникам. Ну это и так все знают (как минимум):
  1. О приёме на работу;
  2. О предоставлении отпуска;
  3. Об увольнении.
  • Расчетные ведомости. При выплате нужно извещать в письменной форме каждого сотрудника о составных частях зарплаты, размере и основании удержаний, а также общую денежную сумму к выплате. Ведомости тоже храните и держите в порядке (именно их внимательно проверяют все инспекции).

Сколько хранить кадровые документы?

Некоторые документы нужно хранить 75 лет. Дольше всего нужно хранить трудовые книжки, личные карточки и трудовые договоры. Мы рекомендуем хранить все документы, пока существует Ваш бизнес. При ликвидации документы передаются в архив.

Помните, кадровые документы так же важны, как своевременная сдача отчётности или выплата налогов. Правильно оформленные трудовые отношения сберегут ваши деньги, время и нервы в будущем.

Шаблоны кадровых документы

Администрация #ответственной бухгалтерии ценит время каждого Предпринимателя, поэтому подготовило шаблоны всех кадровых документов упомянутых в статье. Жми на ссылку, качай архив!

Архив «Шаблоны кадровых документов»

Если и на это времени нет, если некогда разбираться с шаблонами и вести документы — обращайся к #ответственной бухгалтерии ТАКС КОНСАЛТ! Мы поможем!

Поделиться новостью
Поделиться в vk
Поделиться в telegram
Поделиться в facebook

Остались вопросы? Мы всегда рады дать консультацию

Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
условиями обработки персональных данных

Может быть также полезно

Титул для сайта 02
В последний год из-за каждого угла можно услышать о «принудительной ликвидации Предприятий». Теперь на арену выходит новый «зверь», босс высокого уровня – «ИСКЛЮЧЕНИЕ ИЗ РЕЕСТРА»! Чем это грозит обычным Предпринимателям ДНР и что делать...
29 сентября, 2021
Заявка успешно отправлена!

Мы свяжемся с вами в ближайшее время

Оставьте свои данные
Мы ответим на все вопросы, посчитаем
стоимость и приступим к работе
Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
условиями обработки персональных данных
Правила защиты информации о пользователях сайта taxconsult.pro
от 01 января 2021 года

Присоединяйтесь к команде Tax Consult!

Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с
условиями обработки персональных данных